Datenschutzordnung

für den Förderverein „Unsere Brücke“ Bereich Biberach e.V.
vom 25. Mai 2018 

Beteiligte für den Datenschutz

  1. Der Förderverein bestellt Herrn Helmut Hiller, Plattenösch 18, 88400 Biberach zum Datenschutzbeauftragten nach Art. 37 DS-GVO mit Bestellungsvereinbarung vom 25.05.2018.
  2. Gesamtverantwortlich für die Datenverarbeitung ist der Kassier/ Teamleiter des Fördervereins.
  3. Kassier und Teamleiter befinden sich in Personalunion.
  4. Die beiden Koordinatorinnen der Brücke-FK verarbeiten selbständig die Daten in den Unterlagen für die Patientenbetreuung.
  5. Der erste Vorsitzende des Fördervereins erhält nur die Adressdaten der Fördervereinsmitglieder und Vorstandsmitglieder.

Mitglieder des Fördervereins und Vorstandsmitglieder

  1. Der Förderverein erhebt im Formular zur Beitrittserklärung seiner Mitglieder folgende Daten:
    1. Name, Vorname
    2. Geburtsdatum
    3. Postadresse, telefonische Erreichbarkeit, email (wenn vorhanden)
    4. Jahresbeitrag, Spende
    5. SEPA-Bankverbindung für die Einzugsermächtigung des Mitgliedsbeitrages
    6. Einverständniserklärung zur Datenverarbeitung
  1. Bei Vorstandsmitgliedern kraft Amtes werden erfasst:
    1. Name, Vorname
    2. Postadresse, telefonische Erreichbarkeit, email
    3. Amtsfunktion
    4. Einverständniserklärung zur Datenverarbeitung
  1. Die Beitrittserklärung enthält einen Informationspassus mit Einverständniserklärung über die Verarbeitung der persönlichen Daten des/r Antragstellers/in
  1. Die Mitgliedsdaten und persönlichen Daten der Vorstandsmitglieder verarbeitet ausschließlich der Fördervereinskassier. Der 1. Vorsitzende des Fördervereins erhält nur die Adressdaten.

Die Beitrittserklärungen liegen in schriftlicher Form beim Kassier. Der Kassier führt zudem eine elektronische Liste der Vorstands- und der Vereinsmitglieder sowie der Brücke-Fachkräfte (Brücke-FK) auf seinem privaten Laptop zuhause.

  1. Die Verarbeitung der Mitgliedsdaten erfolgt ausschließlich zur Benachrichtigung der Fördervereinsmitglieder und Vorstandsmitglieder über Einladungen, Termine, Protokolle, fördervereinsbezogene Informationen und Entscheidungsvorlagen für Vorstandssitzungen bzw.  Mitgliederversammlungen entsprechend der Vereinssatzung sowie für den jährlichen Einzug des Mitgliedsbeitrags durch den Kassier.
  1. Beim Ausscheiden eines Fördervereinsmitgliedes bzw. Vorstands- mitglieds werden dessen persönliche Daten durch den Kassier gelöscht. Ausscheidende Funktionsträger haben alle Unterlagen mit personen- bezogenen Daten aus der Tätigkeit für den Förderverein an den Datenschutzverantwortlichen mit unterschriftlicher Bestätigung zurückzugeben.
  1. Der für die Datenverarbeitung verantwortliche Kassier führt ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gemäß Art. 30 Abs. 1 DS-GVO

Brücke-FK und Koordinatorinnen

  1. Weitere Daten werden durch den Teamleiter von den beim Förderverein beschäftigten Brücke-FK erhoben:
    1. Name, Vorname
    2. Adresse
    3. Telefonische Erreichbarkeit
    4. Zugehörigkeit zur Pflegestation bzw. Rehaabteilung der Sanakliniken Landkreis Biberach
    5. Bankverbindung
  1. Diese Daten werden elektronisch durch den Teamleiter in seinem privaten Laptop gespeichert.
  1. Die Brücke-FK schließen mit dem Förderverein eine Beschäftigungs- vereinbarung mit Schweigepflichtklausel ab. (durch die Klinik genehmigte Nebentätigkeit) Diese Vereinbarung erhält das Steuerbüro Neuner in Biberach zum Zweck der Abrechnung für Aufwandsentschädigungen.
  1. Die Brücke-FK haben zusätzlich eine Vereinbarung zur Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen nach der DS-GVO zu unterzeichnen. Bei der Zusammenstellung der für die nachstationäre Betreuung eines Patienten erforderlichen Unterlagen aus dem aktuellen stationären Aufenthalt sind die Stationsdokumentation und der Arztentlassbrief von der zuständigen Brücke-FK zu anonymisieren.
  1. Die zu betreuenden Patienten erhalten ein Informationsblatt über die Datenverarbeitung durch den Förderverein mit Angabe des für die Verarbeitung Verantwortlichen, dem Zweck der Verarbeitung, ihren Rechten und den für die Verarbeitung vorliegenden Rechtsgrundlagen.
  1. Zur Abrechnung des Einsatzes nach der Übungsleiterpauschale teilen die Brückenfachkräfte dem Kassier monatlich die Anzahl der geleisteten Einsatzstunden schriftlich mit.
  1. Der Kassier übermittelt diese Daten elektronisch dem Steuerbüro und tätigt dann die Banküberweisung ebenfalls elektronisch.
  1. Der Teamleiter sammelt die Evaluationsbögen der Brückeeinsätze mit den anonymisierten Angaben zum Betreuungsprozess durch die Brücke-FK und legt diese in einem Ordner bei sich zuhause ab.
  1. Die Evaluationsbögen über die Betreuungseinsätze dienen als Nachweis für die Tätigkeit der Brücke-FK und der Möglichkeit einer späteren statistischen Auswertung für einen Zeitraum von 10 Jahren.
  1. Die Koordinatorinnen der Brücke-FK verarbeiten die Daten in den Fallakten der betreuten Patienten und führen ein Verzeichnis ihrer Verarbeitungstätigkeiten gemäß Art. 30 Abs. 1 DS-GVO
  1. Die Unterlagen zur Betreuung eines Patienten werden nach Abschluss des Falls in einem verschließbaren Büroschrank in der Sana Klinik 10 Jahre lang aufbewahrt. Anschließend erfolgt die Vernichtung der Akten.

Homepage des Fördervereins

  1. Die Homepage des Fördervereins enthält einen Informationspassus zum Datenschutz.
  1. Die Homepage des Fördervereins enthält Bilddarstellungen der Brücke-FK sowie von Mitgliedern des Fördervereins. Alle abgebildeten Personen haben diesbezüglich eine Einwilligungserklärung zu unterschreiben.

Aufgestellt durch den Kassier und Teamleiter des Fördervereins in Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten.

Beschlossen durch die Mitgliederversammlung des Fördervereins am 22.11.2018

Biberach, den 22.11.2018

Für die Richtigkeit                                    Dr. A. Groner, Kassier und Teamleiter

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